Hai cụm từ này được dùng lẫn nhau rất thường xuyên, và sự nhầm lẫn đó là lý do nhiều khoản đầu tư công nghệ không mang lại kết quả.
Tin học hoá
Đưa công việc đang làm lên máy mà giữ nguyên quy trình. Sổ giấy thành bảng tính, thư tay thành thư điện tử, biểu mẫu giấy thành biểu mẫu trên màn hình.
Có ích, nhưng giới hạn. Nếu vẫn phải in ra ký, vẫn nhập lại thông tin ở nhiều chỗ, thì số bước không giảm — chỉ đổi công cụ.
Chuyển đổi số
Thay đổi chính cách làm việc dựa trên khả năng mới. Bỏ hẳn những bước không còn cần, làm những việc trước đây không làm được, và dùng dữ liệu thu được để ra quyết định.
Ví dụ: thay vì số hoá tờ đơn rồi vẫn chuyển qua ba bộ phận ký, thì thiết kế lại để chỉ cần một lần xác thực và hệ thống tự kiểm phần còn lại.
Vì sao phân biệt lại quan trọng
Vì nếu chỉ tin học hoá mà kỳ vọng kết quả của chuyển đổi số thì sẽ thất vọng — và kết luận sai rằng công nghệ không có tác dụng.
Chi phí thì đã bỏ ra, còn quy trình vẫn nặng như cũ, thậm chí nặng hơn vì nay có thêm bước nhập máy.
Ba dấu hiệu nhận ra
Vẫn phải in ra để ký. Vẫn nhập cùng một thông tin ở nhiều nơi khác nhau. Số bước trong quy trình không giảm.
Có đủ ba dấu hiệu này thì đang là tin học hoá, dù người ta gọi nó bằng tên gì.
Bắt đầu đúng chỗ
Vẽ lại quy trình hiện tại trên giấy, từng bước một. Rồi với mỗi bước hỏi: bước này còn cần không, ai thật sự đọc kết quả của nó.
Thường sẽ phát hiện vài bước tồn tại chỉ vì thói quen. Bỏ chúng trước, rồi mới tính tới phần mềm — nếu không thì chính những bước thừa đó sẽ được số hoá và tồn tại thêm nhiều năm nữa.
Hỏi đáp nhanh
Tin học hoá là gì?
Là đưa công việc đang làm bằng tay lên máy mà giữ nguyên quy trình — ví dụ thay sổ giấy bằng bảng tính nhưng vẫn nhập tay và vẫn in ra ký.
Chuyển đổi số khác ở đâu?
Ở chỗ nó thay đổi chính cách làm việc dựa trên khả năng mới mà công nghệ mang lại — bỏ bớt bước, làm những việc trước đây không làm được, và dùng dữ liệu để quyết định.
Dấu hiệu nào cho thấy chỉ đang tin học hoá?
Vẫn phải in ra để ký, vẫn nhập cùng một thông tin ở nhiều nơi, và số bước trong quy trình không giảm đi. Máy móc chỉ thêm vào chứ không thay thế gì.
Nên bắt đầu từ đâu?
Từ việc vẽ lại quy trình hiện tại và hỏi bước nào có thể bỏ hẳn. Mua phần mềm trước khi làm việc này thường dẫn tới việc số hoá luôn cả những bước lẽ ra nên bỏ.
