Với doanh nghiệp nhỏ, ngân sách cho công nghệ có hạn nên thứ tự ưu tiên quyết định gần như tất cả.
Bắt đầu từ chỗ đau
Liệt kê những việc đang tốn nhiều thời gian nhất và những việc hay sai sót nhất. Đó là nơi một công cụ mang lại kết quả thấy được ngay.
Thường là quản lý kho, ghi chép bán hàng, lập hoá đơn, hoặc theo dõi công nợ — những việc lặp lại mỗi ngày nên tiết kiệm được một chút là nhân lên rất nhiều.
Đừng bắt đầu từ chỗ nghe hấp dẫn
Những thứ đang được nói tới nhiều chưa chắc là thứ mình cần trước. Mua vì thấy người khác mua là cách nhanh nhất để có một phần mềm không ai dùng.
Sai lầm hay gặp
Mua hệ thống quá lớn. Nhiều tính năng mà chỉ dùng một phần nhỏ. Vừa tốn tiền vừa làm nhân viên nản vì phức tạp.
Không tính chi phí duy trì. Phần mềm có phí hằng tháng, và có cả chi phí thời gian để duy trì dữ liệu cho đúng.
Không đào tạo. Mua xong giao cho nhân viên tự mò. Đây là lý do phổ biến nhất khiến công cụ bị bỏ.
Cách chọn
Dùng thử với dữ liệu thật của mình, trong ít nhất vài tuần, trước khi trả tiền.
Danh sách tính năng trên trang giới thiệu không cho biết công cụ có hợp với cách mình làm việc không. Chỉ dùng thật mới biết.
Hỏi người sẽ dùng
Nhân viên trực tiếp làm việc đó biết rõ chỗ nào đang vướng. Hỏi họ trước khi chọn vừa cho thông tin tốt hơn, vừa làm họ sẵn sàng dùng cái mới.
Áp từ trên xuống mà không hỏi thì gần như chắc chắn gặp phản ứng — không phải vì họ bảo thủ mà vì công cụ không hợp với việc thật của họ.
Làm từng bước
Một việc một lần, làm cho chạy ổn rồi mới sang việc tiếp theo. Đổi mọi thứ cùng lúc là cách chắc chắn để cả đội rối và quay lại cách cũ.
Hỏi đáp nhanh
Nên bắt đầu từ đâu?
Từ việc đang tốn nhiều thời gian nhất hoặc hay sai sót nhất. Thường là quản lý kho, ghi chép bán hàng, hoặc lập hoá đơn — những việc lặp lại hằng ngày.
Sai lầm phổ biến nhất là gì?
Mua một hệ thống lớn nhiều tính năng trong khi chỉ dùng tới một phần nhỏ. Vừa tốn tiền vừa làm nhân viên nản vì phức tạp không cần thiết.
Làm sao chọn được công cụ phù hợp?
Dùng thử bản miễn phí hoặc bản dùng thử trước, với dữ liệu thật của mình, trong ít nhất vài tuần. Danh sách tính năng trên trang giới thiệu không cho biết nó có hợp với cách mình làm việc không.
Yếu tố nào quyết định thành công hơn cả phần mềm?
Việc nhân viên có dùng thật không. Công cụ tốt tới đâu mà đội ngũ quay lại cách cũ thì cũng vô ích — nên hỏi ý kiến họ và đào tạo tử tế là phần không được cắt.
